Definizione di email aziendale con Google Workspace(G Suite)
Gli indirizzi email ricoprono un compito significativo nei vostri processi aziendali. Sono il canale di comunicazione principale che vi connette con i clienti e i dipendenti. Quasi per tutte le aziende, la posta elettronica è lo strumento principale di collaborazione aziendale. Una domanda diffusa dei proprietari di siti, in particolare proprietari di siti che vogliono gestire il loro conto di posta elettronica aziendale, è “come creare una posta elettronica aziendale per mezzo di Google Workspace (in passato G Suite)?”. In questa guida vi spiegheremo in modo dettagliato come fare.
Cos’è Google Workspace?
Google Workspace (che si chiamava in passato G Suite o Google Business Suite o Google Apps) è un pacchetto di prodotti creato da Google, che vi consente di aggiungere indirizzi email personalizzati al vostro dominio e fornirvi una piattaforma email semplice e gestita per l’azienda. Solo per le email in uscita dal server in Cloudways è possibile usare in Cloudways Elastic
Le caratteristiche di Google Workspace
Google Workspace offre molti vantaggi per la vostra azienda:
– volume di archiviazione in Google Drive di 30 GB nel pacchetto base
– accesso per gli amministratori del sistema
– tutte le applicazioni di Google (Hangouts, calendario, Doc, Slides ecc)
– interfaccia utente personalizzata
– interfaccia senza annunci
– assistenza 24/7
– autenticazione a due fattori (2FA)
– interfacce API per l’aggiunta di personalizzazioni per l’esperienza utente
Adesso vediamo come definire un indirizzo email aziendale con Google
Costo di email aziendale in Google (G suite pricing)
Google ha alcune possibilità di costi per email aziendale:
Business Starter – costa 6 dollari al mese per ogni utente, archiviazione su cloud con un volume di 30 GB per ogni utente, incontri video con 100 partecipanti, assistenza standard
Business Standard – costa 12 dollari al mese per ogni utente, archiviazione su cloud di 2TB per ogni utente, 150 partecipanti a incontri video + registrazione, assistenza normale (è possibile passare a assistenza premium dietro pagamento ulteriore)
Business Plus – costa 18 dollari al mese per ogni utente, archiviazione su cloud di 5TB per ogni utente, indirizzo email protetto con personalizzazione + eDiscovery, salvataggio, 250 partecipanti a incontri video + registrazione, follow-up di presenza, assistenza normale (è possibile passare a assistenza premium dietro pagamento ulteriore)
Enterprise – rivolgersi al dipartimento vendite di Google per il prezzo, volume di archiviazione illimitato, incontri video con 250 partecipanti + registrazione, follow-up di presenza, filtro di rumori, streaming dal vivo nel dominio, indirizzo email protetto con personalizzazione + eDiscovery, salvataggio, crittografica S/MINE, assistenza avanzata (è possibile passare a assistenza premium dietro pagamento ulteriore)
Definizione di email aziendale per mezzo di Google
Per definire l’indirizzo email aziendale per mezzo di Google seguite i passaggi seguenti:
Passaggio 1: creazione di un conto aziendale con Google
Dovete registrarvi per un conto di Google Workspace, a questo scopo entrate nella pagina di Google Workspace e cliccate sul pulsante Get Started:
Nella schermata successiva, digitate il nome della vostra azienda, quanti dipendenti e lo Stato e cliccate su Continue. Notate che Google offre una versione di prova gratuita per 14 giorni per consentirvi di provare gratuitamente.
Dopo, compilate il vostro nome, cognome, e la vostra email esistente e cliccate su Continue.
Nella schermata successiva vedrete tre possibilità, e dovete sceglierne una per continuare il processo di installazione. Se avete già un dominio, dovete scegliere la prima possibilità: I have a domain (ho un dominio). Se non avete un dominio, potete acquistare un dominio da Google e scegliere I’d like to buy a domain (voglio acquistare un dominio). Per un dominio gratuito per il primo anno, potrete scegliere la terza possibilità.
Dopo, scrivete il nome del dominio e cliccate su Continue.
Naturalmente, anche il livello di sicurezza del sito influisce molto sull’efficacia della promozione di siti organica e la valutazione del sito nei motori di ricerca. Quindi nella scelta del servizio di archiviazione dei siti è importante scegliere una fornitrice di servizi di hosting che rilascia di sua iniziativa aggiornamenti di versione per la correzione di violazioni della sicurezza e per conservare il livello di sicurezza ottimale nei siti archiviati sui suoi server.
Dopo, cliccate di nuovo su Continue e confermate che usate questo nome di dominio per la vostra email aziendale.
Scrivete poi il nome utente e la password per la vostra email aziendale. Infine, cliccate su Agree And Continue per definire il conto aziendale.
È tutto, avete creato con successo il vostro conto email aziendale tramite Google!
Passaggio 2: verifica del dominio
Dopo avere creato il conto email aziendale tramite Google, il prossimo passaggio comporta la verifica del nome del dominio. A questo scopo, cliccate sul pulsante Go to Setup ed entrate nel vostro conto G Suite per mezzo della email aziendale che avete aperto. Ora, vedrete una nuova schermata in cui dovrete completare alcuni passaggi per azionare il conto. Il primo passaggio nel processo di verifica è fare vedere che siete i proprietari del dominio. Cliccate su Verify per la verifica del conto.
Vedrete una nuova schermata in cui potrete scegliere il sistema di verifica del dominio. Dopo, il sistema più consigliato è la verifica DNS con indirizzo TXT – cliccate su Continue.
Apparirà quindi una schermata con le istruzioni per la verifica. Vedrete le istruzioni che vi guideranno come verificare il dominio per mezzo del sistema di verifica che avrete scelto. Se il vostro registratore di domini è nella lista di Google – Google vi fornirà una spiegazione del vostro registratore di domini, in caso contrario dovete copiare il codice TXT che Google vi da:
e unire il codice TXT nelle definizioni di DNS del vostro dominio, in questo modo Google verifica che il dominio vi appartiene:
Ora tornate alla definizione della verifica e continuate il processo di attivazione cliccando su Continue. Nota: richiederà tempo (fino a 24-48 ore per verificare il record di TXT); semplicemente controllatelo qui. Dopo la fine della verifica, potrete aggiungere e creare nuovi utenti per il vostro personale e preoccuparvi che i vostri messaggi di posta elettronica entrino nella vostra casella di Gmail.
Passaggio 3: controllo della email
Adesso controlleremo che la vostra email funzioni correttamente. A questo scopo, passate all’angolo sinistro in alto, cliccate sul simbolo punteggiato e scegliete il simbolo di Gmail:
Esattamente come per un conto Gmail normale, il conto G Suite di Gmail ha la stesse proprietà ma con uno spazio ulteriore di archiviazione (da 30GB a 1TB). Dopo, entrate nella email dal vostro conto aziendale in Gmail e inviatelo a un altro conto Gmail:
Notate che riceverete una nuova email dall’indirizzo di posta elettronica aziendale. Il significato è che adesso potrete inviare email a tutti dal vostro indirizzo di posta elettronica aziendale in Google, ma c’è ancora un problema – non potete ricevere la posta elettronica nella vostra casella. Per ricevere email, dovete aggiungere i record MX al registratore del dominio.
Passaggio 4: ricevere posta elettronica alla email aziendale
Passate al record MX di G Suite dove troverete valori di record MX diversi. Dovete aggiungere quei valori al vostro registratore del dominio.
Aprite il vostro registratore del dominio e scegliete Domain list → Manage → Advanced DNS → Mail Settings e poi Custom MX. Se vedete record esistenti, salvateli per ripristino dopo un guasto e poi cancellate i record. Cliccate su Add New Record per aggiungere priority e value ai vostri nuovi record.
Se l’host del vostro dominio limita il numero di record, potete usare i primi due record.
Passaggio 5: controllo di ricevere posta elettronica all’email aziendale
Dopo la fine, l’aggiornamento dei record MX richiederà fino a 24 ore. Potete controllare per mezzo di questo strumento per approvare l’aggiornamento.
Per la maggior parte degli utenti, il programma G Suite basilare è sufficiente. Tuttavia, potrete aggiornarlo in qualsiasi momento.
Come impedire che le vostre email arrivino alla casella di posta indesiderata.
Le email in uscita da Google sono protette e crittografate, ma di fatto escono dal server di Google. Società di email possono ritenere che una email inviata dalla email di Google sia posta indesiderata perché non è spedita veramente dal vostro vero indirizzo email. Ci sono alcuni modi per evitare che le vostre email arrivino alla casella di posta indesiderata, si consiglia di usarli tutti, come specificheremo di seguito:
Verifica per mezzo di record SPF
SPF (le iniziali di Sender Policy Framework) è un sistema semplice per la verifica di email il cui scopo è impedire contraffazioni e impersonificazione, lo fa per mezzo di un meccanismo che consente ai server di posta di controllare che i messaggi che arrivano da un determinato dominio arrivino da un server approvato dal proprietario del dominio.
Per definire SPF di Google, dovete aggiungere un record TXT in DNS:
v=spf1 include: _spf.google.com ~all
Verifica per mezzo di record DKIM
DKIM (le iniziali di DomainKeys Identified Mail) è un sistema simile a SPF, anche in DKIM viene eseguita una verifica del mittente e dopo l’approvazione invia il messaggio all’utente. DKIM fa uso di firma digitale e crittografia, cosicché i server di email possono confrontare le firme digitali.
Entrate nelle definizioni di Gmail in Google Apps, e là scegliete la verifica di email. Cliccate su Generate new record e poi su Generate, copiate il valore del record TXT. In Name scrivete google._domainkey e qui copiate il valore del passaggio precedente:
Verifica per mezzo di record DMARC
DMARC (le iniziali di Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) è un sistema semplice per la verifica di email il cui scopo è impedire contraffazioni e impersonificazione, lo fa con un meccanismo che consente ai server di posta elettronica di controllare che i messaggi che arrivano da un determinato dominio arrivino da un server approvato a questo scopo dal proprietario del dominio.
Per definire il DMARC dovete aggiungere un record TXT in DNS:
In Name scrivete _dmarc. e nel contenuto scrivete: v=DMARC1; p=none; (questa è la definizione più basilare. È possibile leggere informazioni su tutte le possibilità qui)
Dopo che avrete eseguito tutte le verifiche della vostra email, potrete impedire alle email in uscita dalla vostra casella aziendale di arrivare nella casella di posta indesiderata.
Conclusione
Nell’articolo abbiamo spiegato come creare una email aziendale nella piattaforma di Google Workspace (in passato G Suite), compresa una spiegazione sui prezzi e come verificare la vostra email in modo che non arrivi alla casella di posta indesiderata. Consiglio di usare una email aziendale del vostro dominio e di usare le email di Gmail e non del server, sia per comodità che affinché le email arrivino facilmente.
Informazioni sull'autore
O Fialkov, 38, fondatore e CEO di Fialkov Digital, una società specializzata nelle pubblicità su Google e una varietà di canali. Specializzato nel marketing digitale, Fialkov tiene lezioni e laboratori sul marketing con l’ausilio strumenti avanzati, destinate a persone e aziende. Il proprietario di EasyCloud Italy, una società che, grazie a Cloudways, rende il mondo del web hosting accessibile a tutti nel cloud. Attraverso le più grandi società del mondo di storage sul cloud con una comoda interfaccia, la massima sicurezza del sito web e un prezzo eccellente.
